Faruk Nalbantoğlu
Artıfarma Group Yönetim Kurulu Başkanı Eczane Yönetim Danışmanı
Eczanelerde Temel Yönetim Fonksiyonları; Kontrol
Eczanelerde etkili yönetim, yalnızca planlama, örgütlenme ve yönlendirme gibi bütünlüğü sağlamakla sınırlı değildir, daha önceki yazılarımızda bu üç bileşenin öneminden bahsetmiştik, bu yazımda ise sizlerde son yönetim fonksiyonlarının son bileşeni olan kontrol başlığını ele alacağız. Kontrol, eczanedeki kişilere tanımlanmış işlerin takibi, günlük kasa hareketi, stok hareketlerinin takibi, belirlenen hedeflere ne ölçüde ulaşıldığını değerlendirme, sapmaların tespiti ve gerekli adımları atmayı içerir. Bu fonksiyon, eczane yönetiminin diğer süreçlerini destekleyen ve başarıya ulaşmayı sağlayan önemli bir denetim aralığıdır.
Kontrol Fonksiyonunun Tanımı
Kontrol, yönetim süreci son aşamada yer alır ve eczanenin kayıt işlemlerine göre ne kadar ilerleme kaydettiğini, işlerin akış durumu, mevcut ekibin yeterlilik ve mesleki becerilerinin gelişimlerinidenetler. Bu süreçte hedefe ulaşmak için eczane içinde uygulanan tüm stratejiler kullanılır ve performans ile hedefler arasında bir uyumluluk varsa, buna yönelik eylemler alınır. Ancak, yalnızca finansal hedefin değil, müşteri memnuniyeti, çalışan performansı ve stok yönetimi gibi kritik unsurların da dikkate alınmasını gerektirir.
Eczanelerde Kontrol Fonksiyonunun Uygulanması
Eczanelerdeki Temel İş Planının Belirlenmesi, Sınırların Oluşturulması Daha önceki yazılarımda belirtmiştim eczanelerde yapılması gereken ve elbette eczacı tarafından denetlenmeye tabi olan ana konular bulunmakta, bu işler bir çok eczane için benzer olsa da bir çok iş eczanenin konumu, eczacının eczanesi için belirlediği kurumsal kültür ve teknisyenlerin kişisel özelliklerine göre farklılık gösterir. Bu işler ve temel takip süreçleri belirlendikten sonra bunlar için kontrol mekanizması oluşturulmalı ve takip edilmelidir.
Hedef Belirleme ve Standartların Tanımlanması
Kontrol sürecinin ilk aşaması, eczanenin hedeflerinin açık ve net bir şekilde belirlenmesidir. Bunlar kazançlar, kar marjı, satış hacmi, müşteri memnuniyeti gibi ölçülebilir sonuçlar olmalıdır. Bu aşamada standartların belirlenmesi, performans değerlerinin belirlenmesi gereklidir. Örneğin, belirli bir dönemdeki minimum stok seviyesinin korunması gibi, ya da an iyin hedeflenen ilaç dışı ürün satış veririlerine ulaşılması gibi.
Performans Ölçümü
Eczanelerde kontrol süreci, sürekli izleme ve performans yönetimi ile ilerler, bu aşamada eczanedeki günlük işlemler ve çalışma performansı takip edilir, eczane yazılımları, stok takip sistemleri ve müşteri geri bildirimleri bu süreçte önemli bir rol oynar. Örneğin, haftalık stok tartışmaları ya da müşteri şikayetleri gibi veriler, günlük ya da aylık reçete işlem sayısı, elden satılan ilaç dışı ürünlerin ortalama rakamları, stoktaki ürünlerin zayi olmadan elden çıkarılmasının sağlanması gibi veriler gerek eczanenin gerekse eczane teknisyenlerinin performansın ne kadar başarılı olduğunu gösterir.
Sapmaların Belirlenmesi ve Analizi
Hedeflerle mevcut performans arasındaki bir farkın dağılımı, bu farkın nedenleri analiz edilir. Örneğin, eczanede belirlemiş olduğumuz hedeflere ya da gerçekleşmesi için planladığımız işlerin sonuca ulaşmaması için mevcut durumda beklenenin aksine bir durumun gerçekleşip gerçekleşmediği gibi durumlar incelenir. Veri analizi ve hedefleme yaparken daha önceki aylarda tüm işi günleri eksiksiz olarak çalışılmış olmasına rağmen bir sonraki ayda resmi tatil ve bayram günleri nedeni ile daha az iş günü çalışılmış olması hedef sapmaları için dikkate alınmalıdır.
Düzeltici Önlemler
Kontrol fonksiyonunun en önemli aşamada tespit edilen sapmalara yönelik adımların atılmasıdır. Eczanenin genel başarısını artırmak için bu adımların zamanında ve etkili bir şekilde desteklenmesi gerekir. Örneğin, eksik stok yönetimi tespit aralığı, siparişlerin yeniden gözden geçirilmesi ve yazılımın daha etkin kullanılması, eksik bilgilerin giderilmesi amacı ile eğitim planlarının oluşturulması, rekabetin içinde kalmak amacıyla kampanya planlarının oluşturulması değerlendirilir. Düzeltici önlemler, performansın iyileşmesine katkıda bulunarak hedefin yeniden yakalanmasını sağlar.
Kontrol Fonksiyonunun Önemi
Eczaneler, sürekli güncellenen piyasa koşulları, ilaç fiyatlarındaki düşük karlılık oranları ve yasal düzenlemelerle rekabette sınırda kalma sorunları ile karşı karşıya kalmaktadır. Bu nedenle, kontrol fonksiyonu eczanenin sürdürülebilirliğini sağlamak için hayati bir role sahiptir. Etkili bir kontrol aralığı, sadece finansal açıdan değil, müşteri verimliliği, müşteri ilişkileri ve çalışan performansının da başarılı olmasında etkili bir iş sonucu sağlar.
Bunca yıldır eczanelerde gördüğüm ise net olarak her yönetim aşaması eksiksiz yapılsa da kontrol noktasında yetersiz kalınmaktadır. Her zaman birlikte çalıştığınız insanlara güvenin bunda bir sorun elbette yok ancak güvenip takip ve kontrol mekanizmasını çalıştırmamanız taviz vermenize neden olmakta ve maalesef eczanede sizlerin önünde ciddi bir engel oluşturmaktadır.
Elbette güvenin bir sorun yok ama unutmayın;
“GÜVEN DENETİME ENGEL DEĞİLDİR!”
