Faruk Nalbantoğlu
Artıfarma Group Yönetim Kurulu Başkanı Eczane Yönetim Danışmanı
Rahmetli Vehbi Koç’ a bir röportaj esnasında iş hayatında onu en fazla zorlayan şeyin ne olduğunu sorarlar ve o bu cevaba “insan yönetmek” diye cevap veriyor İş dünyasında en zor şeyin insan yönetimi olduğunu söyleyen Vehbi Koç’un bu sözü, aslında her insanın farklı bir bakış açısına sahip olmasının getirdiği en büyük gerçeği anlatır. İşletmelerde ise etkili bir insan kaynağı yönetiminin en önemli aşaması ise etkin bir performans yönetimidir. Eczanelerde etkin bir performans yönetimi için ilk adım, ölçülecek kriterlerin net ve doğru biçimde tanımlanmasıdır. Performans kriterleri yalnızca satış odaklı değil, müşteri memnuniyeti, ekip içi uyum ve mesleki bilgi gibi çok boyutlu faktörleri de içermelidir.
Örneğin, yalnızca dermokozmetik satışlarının artırılması üzerine yoğunlaşmak, kısa vadede ciroyu yükseltse de müşteri memnuniyetini zedeleyebilir. Bu nedenle kriterler, eczanenin bütünsel başarısını destekleyecek şekilde dengelenmelidir.
Performans Değerlendirme Yöntemleri
Eczaneler her ne kadar ciro olarak yüksek ciroları yönetiyor olsa da işletme ölçeği son derece küşük işletmelerdir ve bu ölçekte uygulanabilecek yöntemler pratik ve kolay takip edilebilir olmalıdır. Büyük kurumsal yapılar için kullanılan karmaşık sistemler, küçük ölçekli eczanelerde sürdürülemez.
Eczanelerde performans yönetim süreçlerinde önemli olan birebir görüşmeler çok önemlidir. Çalışanlarla birebir görüşmeler, hem performans hem de iş memnuniyetini anlamak için etkilidir.
Bunların dışında ekip üyelerinin güçlü bir takibi performasn yönetiminde elinizde verilerin oluşmasına destek olur. Günlük müşteri etkileşimleri, satış ve danışmanlık süreçlerinin doğrudan gözlemlenmesi peformans görüşmesini zenginleştirir
Aslında her eczane için kendine has kriterler belirlense de iş disiplini, eğitim ve gelişim, satış pazarlama süreçleri ve iletişim gibi başlıklarda performasn değerlendirme ve takip yapılmalıdır. Belirlemiş olduğunuz her bir performans başlığı için bir puanlama belirlemeniz gelişim takibi açısından etkili olacaktır. Örneğin her kriter için 1–4 arası puanlama yapılabilir, her bir puanın bir karşılığı olmalıdır örneğin 1 başarısız, 2 kısmen başarılı, 3 başarılı, 4 ise olağan üstü başarılı anlamına gelmektedir.
Performans değerlendirme çalışmaları her defasında kişinin gelişimini takip eden ve bu gellişim süreçlerinde onlara geri bildirimler sunan bir uygulama olmalıdır.
Pratikte, haftalık kısa gözlemler ve aylık değerlendirme toplantılarıyla bu yöntemler birleştirildiğinde sürdürülebilir bir sistem oluşturulur.
Yapıcı Geri Bildirim ve Geliştirme Önerileri
Performans yönetiminin en kritik noktası, geri bildirimin nasıl verildiğidir. Zamanlama, üslup ve içerik, çalışanın motivasyonunu doğrudan etkiler.
– Dili: Olumlu yönlerden başlayıp gelişim alanlarını yapıcı şekilde ifade etmek gerekir.
– Zamanı: Performans düşüklüğü fark edildiğinde, aylarca beklenmeden uygun bir zamanda paylaşılmalıdır.
– Yöntemi: Eleştiriden çok yönlendirme yapılmalı, çözüm yolları önerilmelidir.
Örnek Senaryo
Bir teknisyen dermokozmetik ürünlerde hedefin altında kaldığında, “Satışların düşük, daha çok çalışmalısın.” demek yerine; “Son ay dermokozmetik satışların hedefin %20 altında kaldı. Bunun sebebini seninle birlikte inceleyelim. Belki müşterilere ürün önerilerinde bulunurken farklı cümleler kullanabiliriz. İstersen seni önümüzdeki eğitim programına dahil edelim.” demek, hem güveni korur hem de gelişim fırsatı yaratır.
Performans Değerlendirme Sonuçlarının Çalışan Motivasyonuna Etkisi
Performans yönetimi yalnızca ölçmek ve raporlamakla sınırlı kalmamalıdır. Sonuçların nasıl değerlendirildiği, çalışan motivasyonunu belirleyen en önemli unsurdur.
– Adil ve Şeffaf Sistem: Çalışanlar, değerlendirme ölçütlerinin net ve herkese eşit şekilde uygulandığını görmelidir.
– Teşvik Edici Prim Sistemleri: Başarıyı ödüllendirmek, performansı sürdürülebilir hale getirir. Örneğin, dermokozmetik satış hedefini geçen çalışanlara ek prim veya izin günü verilmesi.
– Gelişim Fırsatları: Eksik kalan yönler için eğitim ve koçluk desteği sunmak, çalışanın kendini değerli hissetmesini sağlar.
– Takım Ruhu: Yalnızca bireysel değil, ekip hedeflerine ulaşılması da ödüllendirilmelidir. Bu, rekabeti iş birliğine dönüştürür.
Eczanelerde performans yönetimi, yalnızca bireysel başarıları ölçmek değil; müşteri deneyimini iyileştirmek, ekip uyumunu güçlendirmek ve işletmenin sürdürülebilir büyümesini sağlamak için kritik bir araçtır.
Doğru belirlenmiş kriterler, adil yöntemlerle yapılan değerlendirmeler ve yapıcı geri bildirimler, çalışanların motivasyonunu artırır ve eczanenin tüm süreçlerine olumlu yansır.
Unutulmamalıdır ki performans yönetimi, sadece bir denetim değil; çalışanı geliştiren, eczanenin başarısını yukarı taşıyan bir rehberdir. Her eczane, bu sistemi etkin şekilde uyguladığında, hem çalışanları hem de hastaları için daha güçlü bir değer yaratır.
