Eczanelerde Yetki Devri: Sorumluluk Paylaşımı ile Güçlü Ekipler Yaratmak

Faruk Nalbantoğlu
Artıfarma Group Yönetim Kurulu Başkanı Eczane Yönetim Danışmanı

Her eczacının aşina olduğu bir sahne vardır: Bir yanda telefon çalarken, diğer yanda acil bir hastaya danışmanlık verir eczacı, aynı anda gelen ilaçların kontrol edilmesi gerekirken, diğer taraftan miadı yaklaşan ürünleri düşünürsünüz. Eczanenizin her bir metrekaresine hâkim olduğunuzu düşündüğünüz bu “süper kahraman” rolü, bir süre sonra sürdürülemez bir yüke, mesleki tatminin önündeki en büyük engele ve hatta eczanenizin büyümesinin önündeki güçlü bir engele dönüşür. Çoğu zaman çözümün daha fazla çalışmak olduğuna inanırız, oysa gerçek çözüm daha akıllıca çalışmaktır. Bunun anahtarı ise tek bir kelimede saklıdır: Yetki Devri.

Yetki devri, sadece işleri başkasına yıkmak değil, bir vizyonu paylaşmak, ekibinize güvenmek ve onları geliştirerek eczanenizi bir sonraki seviyeye taşıma sanatıdır. Bu yazımda, yetki devrinin eczane yönetimindeki dönüştürücü gücünü ele alacak ve bu süreci başarılı bir şekilde yönetmeniz için size pratik bir yol haritası sunacağım.

1. Yetki Devrinin Eczane Performansına Etkisi

Eczacı her işe kendisi koştuğunda, farkında olmadan operasyonel bir darboğaza düşer. Hastalar bekler, raflar boşalır, idari işler birikir ve en önemlisi, eczacının asıl değeri olan nitelikli danışmanlık hizmeti için zamanı kalmaz. Doğru uygulanan bir yetki devri yaklaşımı ise bu tabloyu tamamen tersine çevirir:

• Operasyonel Verimlilik En Üst Seviyeye Çıkar: Siz karmaşık bir majistral hazırlarken veya kritik bir ilaç danışmanlığı yaparken, yetki verdiğiniz bir teknisyeniniz depo sayımını tamamlayabilir, bir diğer personeliniz ise miadı yaklaşan ürünlere odaklanabilir. İşler eş zamanlı yürür, eczane bir makine düzeninde çalışır. Bu, bekleme sürelerini azaltır ve hasta memnuniyetini doğrudan artırır.
• Hasta Odaklı Hizmet Kalitesi Artar: Gereksiz angarya işleriden arınan bir eczacı, zamanını ve enerjisini sağlık danışmanlığı ve ekibin etkin yönetimi için gerekli olan fonksiyonlara ayırabilir. Bu durum, eczanenizi bir ilaç satış noktasından, güvenilir bir sağlık danışmanlığı merkezine dönüştürür.
• Finansal Performans Güçlenir: Verimli operasyonlar ve sadık bir hasta portföyü, kaçınılmaz olarak finansal sonuçlara yansır. Daha hızlı hizmet, daha memnun tüketici ve katma değerli servisler, cironuzu ve karlılığınızı artırırken, siz de eczanenizin geleceği için stratejik planlamalar yapacak zamanı bulursunuz. Kısacası yetki devri, işin “içinde” boğulmak yerine, işinizin “üzerinde” çalışmanızı sağlar.

2. Ekip Üyelerine Sorumluluk Verme Yöntemleri

“Kime, neyi, nasıl devredeceğim?” sorusu, sürecin en kritik noktasıdır. Başarılı bir sorumluluk devri için şu adımları izleyebilirsiniz:

1. Doğru Görevi Seçin: Her görev her çalışana devredilemez. Stok yönetimi, raf düzeni, faturalandırma, belirli ürün gruplarının (dermokozmetik, vitaminler vb.) takibi gibi. Tüm işler için bir iş listesi hazırlayın ve bu iş listesi için kimin hangi işi yapacağı üzerine düşünün.
2. Doğru Kişiyi Belirleyin: Ekip üyelerinizin yeteneklerini, ilgi alanlarını ve potansiyellerini gözlemleyin. Detaycı bir personeliniz depo ve miad kontrolünde harikalar yaratabilirken, sosyal yönü güçlü bir diğeriniz hasta karşılama ve perakende satış çin biçilmiş kaftan olabilir.
3. Görevi Net Bir Şekilde Tanımlayın (En Önemli Adım): “Depoyu sen hallet” demek yerine, “Her hafta Çarşamba günü X, Y, Z firmalarının stok seviyelerini kontrol etmeni, kritik seviyenin altındakileri belirlediğimiz sipariş şablonuna işlemeni ve Cuma gününe kadar bana onay için getirmeni istiyorum” gibi net, ölçülebilir ve zaman sınırlı hedefler koyun.
4. Gerekli Kaynak ve Eğitimi Sağlayın: Görevi yerine getirebilmesi için gerekli olan bilgiye, araçlara ve eğitime sahip olduğundan emin olun. Süreci bir kez gösterin, ikinci kez yaparken onu izleyin ve destek olun.
5. Yetkiyi Gerçekten Verin: Sorumlulukla birlikte karar alma yetkisini de devredin. Belirlediğiniz bütçe dahilinde, onayınıza gerek kalmadan sipariş vermesine izin verin. Bu, mikro yönetimden kaçınmanın ve gerçek bir sahiplenme duygusu yaratmanın tek yoludur.

3. Doğru Yetki Devrinin Çalışan Bağlılığına Katkısı

Çalışanların bir iş yerinde kalmasının en temel nedenleri arasında takdir edilmek, gelişmek ve yaptığı işin anlamlı olduğunu hissetmek vardır. Yetki devri, bu üç ihtiyacı da doğrudan besler:

• Güven ve Değer Görmek: Bir çalışana sorumluluk vermek, ona “Sana güveniyorum, senin yeteneklerine inanıyorum” demenin en güçlü yoludur. Bu güven, çalışanın motivasyonunu ve kendine olan inancını artırır. Değer gördüğünü hisseden çalışan, işine dört elle sarılır.
• Gelişim ve Öğrenme Fırsatı: Rutin işler bir süre sonra sıkıcı hale gelir. Yeni sorumluluklar ise çalışanın yeni beceriler kazanmasını, konfor alanının dışına çıkmasını ve mesleki olarak gelişmesini sağlar. Öğrenen ve gelişen bir çalışan, kurumuna daha sadık olur.
• Sahiplenme Kültürü Yaratmak: “Vitamin reyonunun sorumlusu Ayşe Hanım” olduğunda, o reyon artık sadece bir raf değildir; Ayşe Hanım’ın başarısı, projesi ve gurur kaynağıdır. Çalışanlar, sadece görevleri yerine getiren birer personel olmaktan çıkıp, eczanenin başarısını kendi başarısı gibi gören birer paydaşa dönüşürler. Bu sahiplenme duygusu, personel devir hızını düşüren en etkili panzehirdir.

4. Yetki Devri Sırasında Yapılan Hatalar ve Çözümleri

Niyet iyi olsa da bazı yaygın hatalar süreci baltalayabilir. Bunları ve çözümlerini bilmek, başarınızı garantiler:

• “Yık ve Kaç” Yöntemi: Görevi yetersiz bilgi ve destekle çalışanın üzerine atıp kenara çekilmek.
  • Çözüm: Yukarıda bahsedilen 5 adımlı yöntemi sabırla uygulayın. Yetki devri bir süreçtir, tek seferlik bir olay değil. Düzenli geri bildirim ve destek toplantıları planlayın.
• Mikro yönetim (Sürekli Müdahale): Görevi devrettikten sonra çalışanın her adımını kontrol etmek, her kararını sorgulamak.
  • Çözüm: Sonuca odaklanın, sürece değil. Bırakın çalışan, hedefe kendi yöntemiyle (belirlenen sınırlar içinde) ulaşsın. Bu, onun problem çözme yeteneğini geliştirir. “Nasıl gidiyor?” demek yerine, “Herhangi bir desteğe ihtiyacın var mı?” diye sorun.
• Hataları Cezalandırmak: Yapılan ilk hatada çalışanı suçlamak ve sert tepki göstermek.
  • Çözüm: Hataların öğrenme sürecinin doğal bir parçası olduğunu kabul edin. Sakin bir şekilde hatanın nedenini analiz edin ve “Bir dahaki sefere bunu nasıl önleyebiliriz?” sorusuna birlikte cevap arayın. Güvenli bir ortam yaratmazsanız, kimse inisiyatif almaktan hoşlanmaz.
• Sorun Anında Görevi Geri Almak: En ufak bir pürüzde “Ver onu ben yaparım” diyerek görevi geri almak.
  • Çözüm: Bu, çalışana “Beceremedin” demenin en kötü yoludur. Bunun yerine koçluk yapın. Sorunu çözmesi için ona sorularla yol gösterin. Bu hem sorunu çözmesini hem de gelecekte benzer durumlarla başa çıkmayı öğrenmesini sağlar.

Sonuç olarak; yetki devri, bir kontrol kaybı değil, tam aksine en üst düzeyde denetime ulaşma biçimidir. Bu, sizin her şeye yetiştiğiniz bir kontrol değil, her işin doğru kişi tarafından, doğru şekilde ve zamanında yapıldığı, kendi kendine işleyen bir sistemin tanımıdır. Unutmayın “güven denetime engel değildir.”

Bugün, bu yazıyı okuduktan sonra kendinize şu soruyu sorun: “Hemen şimdi, kime, hangi küçük sorumluluğu devrederek ilk adımı atabilirim?” Unutmayın, devrettiğiniz şey sadece bir görev değil; ekibinize duyduğunuz güven, onlara sunduğunuz gelişim fırsatı ve eczanenizin geleceğine yaptığınız bir yatırımdır.